Previsión de tesorería a 13 semanas: el aviso que la cuenta de resultados no te da
Alejandro Corrales GarcíaHay empresas que se enteran en septiembre de que agosto les ha dejado sin caja. Y lo más desconcertante es que el mes había cerrado bien: ventas correctas, margen correcto, resultado en positivo. El problema no aparece en la cuenta de resultados. Aparece en el banco, semanas después, cuando ya no hay margen de reacción. Te explico cómo montar la herramienta que sí lo habría avisado con tiempo: la previsión de tesorería a 13 semanas.
Por qué el resultado no te avisa a tiempo
Imagina un mes de agosto en el que coinciden la paga extra, el IVA del trimestre y unos cobros que se retrasan a septiembre porque el cliente tiene media administración de vacaciones. Tres salidas grandes y una entrada que llega tarde. Nada de eso se ve en la cuenta de resultados, porque el resultado registra ventas y gastos devengados, no el movimiento real de dinero por el banco.
La cuenta de resultados te cuenta lo que ya ha pasado. La caja te cuenta lo que va a pasar el lunes que viene. Son dos preguntas distintas, y solo una de ellas te permite reaccionar antes de que el problema llegue.
Qué es y cómo se construye
La previsión de tesorería a 13 semanas es un cuadro con una columna por semana y tres bloques de información: saldo inicial en el banco, cobros previstos de esa semana y pagos comprometidos de esa semana. La resta de los tres te da el saldo al viernes, que es a su vez el saldo inicial de la semana siguiente. No hace falta ningún software para montarla: una hoja de cálculo bien construida es suficiente.
La dificultad no está en el cálculo, que es una simple suma y resta. Está en meter fechas reales de cobro y de pago, no las fechas de la factura. Si un cliente paga sistemáticamente a 90 días aunque la factura diga 60, la previsión tiene que reflejar los 90 días reales. Meter la fecha de la factura en lugar de la fecha real de cobro es el error que más veces convierte esta herramienta en papel mojado.
La parte que casi nadie hace: que ruede
Montar la previsión una vez y dejarla quieta sirve de poco. La clave está en que ruede: cuando cierras la semana 1 con los datos reales de lo que efectivamente entró y salió, incorporas la semana 14 al final. El horizonte siempre mide lo mismo, 13 semanas por delante, y se revisa cada lunes. La mires cuando la mires, siempre tienes a la vista un trimestre completo.
Tampoco se le pide lo mismo a cada tramo del horizonte. Las semanas 1 a 6 son de gestión: ahí decides a quién pagas esta semana y a qué cliente llamas hoy para que adelante un cobro. Son datos casi ciertos, con poco margen de error. Las semanas 7 a 13 no están para acertar al céntimo. Están para ver venir un agujero de caja con dos meses de margen, que es justo el tiempo que necesitas para negociar una póliza de crédito en condiciones razonables, en lugar de firmarla con el agua al cuello.
Un ejemplo concreto para verlo claro
Una empresa que factura 2.500.000 € al año arranca su previsión con 40.000 € en el banco. En las semanas 1 a 3 tiene cobros previstos de 55.000 €, 48.000 € y 60.000 €, y pagos comprometidos de 50.000 €, 52.000 € y 45.000 €. El saldo evoluciona así: semana 1, 40.000 + 55.000 − 50.000 = 45.000 €; semana 2, 45.000 + 48.000 − 52.000 = 41.000 €; semana 3, 41.000 + 60.000 − 45.000 = 56.000 €. Hasta aquí, nada preocupante.
Pero al revisar las semanas 9 y 10, con datos ya menos ciertos, aparece un pago comprometido de 90.000 € correspondiente al IVA trimestral, coincidiendo con una semana en la que solo hay 30.000 € de cobros previstos por las vacaciones de un cliente grande. El saldo proyectado para esa semana cae a 6.000 €, muy cerca del descubierto. Ese dato, visto en la semana 3, te da hasta seis semanas de margen para negociar una línea de crédito, adelantar un cobro o mover el pago de otro proveedor. Visto el mismo día en que ocurre, ya no hay nada que negociar: solo queda encajarlo como se pueda.
Por qué esto pesa más en España que en otros países
En España el periodo medio de pago se sitúa en 80,5 días, más de 20 días por encima del límite legal de 60. Cerca del 70% de las facturas se cobran fuera de plazo. Con esos plazos, tu tesorería no depende tanto de si vendes como de cuándo cobras realmente, y esa diferencia solo se aprecia mirando semana a semana, nunca mirando el mes cerrado.
El empresario que llega al banco en la semana 12 de una previsión negocia desde una posición cómoda, con varias opciones sobre la mesa y tiempo para compararlas. El que llega en la semana 1, porque nunca vio venir el problema, acepta lo que le pongan delante.
En Factor129, montar la previsión de tesorería a 13 semanas es de las primeras cosas que hacemos al entrar en una empresa nueva. ¿Sabes cuánto dinero vas a tener en el banco dentro de tres meses, o lo vas a descubrir el día que llegue?