Presupuesto base cero: cómo aplicarlo en 2027

Es octubre. En algún momento de este mes, alguien de tu empresa va a abrir el Excel del presupuesto de este año, lo va a guardar con el nombre del año que viene y le va a poner un 3% a cada línea. Se ha hecho así siempre, así que se vuelve a hacer así. El problema es que, si lleváis cinco años haciéndolo, tu presupuesto de 2027 no es un plan nuevo: es el de 2019 con cinco capas de subidas encima, y probablemente nadie en la empresa podría explicarte por qué paga la mitad de lo que hay dentro.

El presupuesto incremental no es una decisión, es la ausencia de una

Partir del presupuesto del año anterior y ajustarlo con un porcentaje —el llamado presupuesto incremental— es la forma más habitual de presupuestar en la pyme, y tiene una ventaja real: es rápido. El problema es lo que hereda sin preguntarlo. Cada partida que entró en el presupuesto en algún momento —una licencia, un mantenimiento, una suscripción, un servicio externo— sigue ahí por inercia, no porque alguien haya vuelto a comprobar que sigue teniendo sentido. El 3% de subida no es una decisión sobre esa partida. Es la decisión de no tomar ninguna, repetida un año tras otro hasta que el gasto se convierte en estructura fija de la que nadie se acuerda del origen.

El presupuesto base cero parte de la idea contraria: cada partida de estructura empieza el año valiendo cero euros, y tiene que justificar por qué sigue viva. No se hereda nada del año anterior solo por existir. Y esto es importante: base cero no significa recortar por sistema. Significa volver a aprobar, línea a línea, lo que hoy se da por hecho.

Las tres preguntas que hay que hacerle a cada partida

El ejercicio no es complicado, pero exige mirar cada línea de gasto de estructura con tres preguntas concretas:

Si hoy no existiera, ¿la contrataría? No "¿la sigo necesitando?" —esa pregunta casi siempre se responde que sí por costumbre—, sino si la volverías a firmar empezando de cero.
¿Cuándo fue la última vez que alguien la aprobó de verdad? Si la respuesta es "no me acuerdo" o "la heredé de quien estaba antes en este puesto", ya tienes la respuesta.
¿Qué pasa exactamente el día que la quito? No una sensación general de riesgo, sino el efecto concreto: quién deja de poder hacer qué, o si en realidad no pasa nada.

Aplicadas con rigor a los 40 o 60 conceptos que suelen componer la estructura de gastos de una pyme, estas tres preguntas sacan a la luz cosas muy parecidas en casi todas las empresas: licencias de un CRM que usan cuatro personas de las once que las tienen asignadas, el mantenimiento de una máquina que se vendió hace tres años, suscripciones que nadie recuerda quién contrató, una asesoría que sigue facturando lo mismo que cuando la empresa tenía la mitad de tamaño.

El cálculo, con números

Lo he visto repetirse en pymes de entre 5 y 6 millones de facturación con un patrón casi idéntico. Una estructura de gastos operativos de 780.000 € al año. Al pasarla por las tres preguntas, entre el 10% y el 15% no resiste el filtro: unos 90.000 € de gasto que nadie ha vuelto a justificar en años.

Aquí está el número que de verdad importa. Con un margen de contribución del 30% —lo habitual en muchos negocios de distribución o servicios—, para generar 90.000 € adicionales de EBITDA por la vía de más ventas necesitarías facturar 300.000 € más:

90.000 € / 30% = 300.000 € de ventas adicionales

Eso significa captar clientes nuevos, dimensionar al equipo comercial, financiar el circulante que ese crecimiento exige y esperar varios meses de ciclo de venta antes de ver el resultado en la cuenta de resultados. Eliminar esos 90.000 € de estructura que no se justifica produce el mismo EBITDA sin vender un euro más, sin contratar a nadie y sin meter un euro adicional de circulante. No es una alternativa mejor al crecimiento: es la vía más rápida y más barata de llegar al mismo sitio, y debería hacerse antes, no en lugar de buscar ventas nuevas.

Por qué nadie lo hace cada año

Lo peligroso de no revisarlo no es solo el coste de ese gasto concreto. Es que el gasto que no se justifica no desaparece solo: se consolida. A los tres años ya es "lo normal" en la empresa, nadie lo cuestiona en el comité, y si alguien pregunta por qué se pagan 1.400 € al mes por ese concepto, la respuesta más honesta que vas a conseguir es "siempre se ha pagado". El presupuesto incremental no solo arrastra el gasto: lo legitima un poco más cada año que pasa sin revisarlo.

Octubre y noviembre, la ventana para cambiarlo

Octubre y noviembre son los dos meses del año en los que este ejercicio tiene sentido, porque es cuando se cierra el presupuesto del año siguiente y todavía hay margen para decidir en lugar de copiar. En enero ya es tarde: el presupuesto está aprobado, los compromisos están firmados y cualquier revisión se convierte en un recorte a mitad de año, que siempre genera más fricción que una decisión tomada con tiempo.

No hace falta aplicar base cero a las 200 líneas del presupuesto —tiene sentido concentrarlo en estructura y gastos generales, donde se acumula la inercia—, pero sí hace falta hacerlo con disciplina en esa parte, cada año, antes de que el Excel del año anterior se convierta otra vez en la plantilla del siguiente.

¿Tu presupuesto de 2027 va a partir de cero o va a partir del de 2026?

Sigue leyendo: Presupuesto vs forecast · Apalancamiento operativo. Si quieres aplicarlo en tu empresa, mira el servicio de Control de gestión para pymes.

Revisar la estructura de gastos con este criterio, antes de cerrar el presupuesto del año que viene, es exactamente el tipo de trabajo que hacemos con nuestros clientes en Factor129.

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